Cooperativa testa programa de ideias colaborativo

Publicado em: 15 novembro - 2021

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Experimentos realizados em 30 dias resultaram em 66 sugestões enviadas pelos colaboradores, com 4 aplicadas de imediato e 26 aprovadas

O ato colaborativo tem adentrado cada vez mais o universo corporativo, não só como uma alternativa a ser seguida, mas, principalmente, como o caminho para a resolução de inúmeros problemas. A partir disso, projetos e iniciativas estão sendo criadas para que a colaboração seja efetiva e benéfica, mesmo para organizações que já possui esse princípio em seus pilares.

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A Unimed Regional Maringá, cooperativa paranaense com 960 associados, tinha a necessidade de criar um canal de comunicação para receber ideias dos seus mais de 600 funcionários.

A cooperativa constatou que a participação dos colaboradores na elaboração de soluções para os problemas internos era pequena e tímida. E também não havia um espaço padrão e oficial para que todo e qualquer colaborador pudesse dar sua opinião para melhorar um problema ou desenvolver uma oportunidade, muito menos ser reconhecido pela sua contribuição. Assim, muitos deixavam de sugerir melhorias por não saberem a quem informá-las ou por receio de não serem ouvidos.

A iniciativa surgiu, então, para resolver esse problema e estimular os colaboradores a participarem, de forma padronizada, da construção de melhorias e inovações na Unimed Regional Maringá.

Desafios

Um dos desafios era superar uma experiência malsucedida. A cooperativa já havia tentado criar um programa parecido, que acabou se tornando obsoleto.

Era preciso fazer uma imersão nos motivos pelos quais o antigo programa não deu certo, a fim de ajustá-lo. Ou seja, era preciso criar um programa do zero evitando os erros já cometidos.

Além disso, seria preciso trabalhar melhor a questão do engajamento dos colaboradores, já que o sucesso da iniciativa depende da participação deles.

Desenvolvimento

Em março de 2019, o programa começou a ser colocado em prática desvinculado ao nome da antiga iniciativa e promovendo um pequeno período de testes na Gerência de Inovação e Tecnologia.

Os testes foram realizados por meio de formulários eletrônicos e físicos, buscando simplicidade ao testar o processo de inscrição, avaliação e implantação da sugestão, identificando os pontos frágeis, os riscos, bem como os pontos positivos e acertos.

Com os aprendizados do primeiro período de testes, novamente foram ajustados alguns processos dentro da gestão das ideias, principalmente aqueles relacionados à complexidade e escopos das sugestões. Assim, iniciou-se um novo período de testes, agora na Gerência de Mercado que possuía várias áreas sob sua gestão e muitos processos em contato direto com os beneficiários.

Como forma de estímulo aos colaboradores, foram realizadas comunicações via e-mail e WhatsApp nos grupos das gerências, com memes e brincadeiras com assuntos do momento, lembrando sempre os colaboradores sobre o quanto seria importante ouvi-los.

Resultados

Os testes duraram 30 dias em cada gerência trazendo os seguintes números:

  • 66 sugestões enviadas no total
  • 4 aplicadas de imediato
  • 26 aprovadas aguardando implantação
  • 12 reprovadas devido à dificuldade de implantação
  • 21 ficaram em análise/triagem (fragilidade identificada no piloto)
  • 2 ficaram aguardando validação da área
  • 1 foi estacionada por mudança de escopo

Como conclusão do piloto, foi identificado um bom resultado no estímulo dos colaboradores quanto ao envio de sugestões. Verificou-se que a agilidade no parecer de implantação é muito importante e, para isso, a simplicidade das sugestões é essencial.

Aquelas que envolvem grandes escopos ou custos, tornam-se morosas de análise por conta da complexidade, o que desmotiva o colaborador de inscrever novas ideias.

Outro ponto verificado foi a sensibilização das gerências na participação ativa no programa, separando um período do seu dia ou semana para analisar as sugestões que impactam em sua gestão.

Uma característica muito importante identificada foi o reconhecimento dos colaboradores que contribuíram com alguma sugestão, seja em número ou sucesso de implantação. Foram entregues certificados para eles e exibidas entre seus colegas suas ideias, valorizando a sua participação.

Próximas iniciativas

Com as lições aprendidas no piloto realizado em 2019, estruturou-se um projeto para o lançamento geral do Programa de Ideias, previsto para 2020, envolvendo todos os colaboradores, estagiários e jovens aprendizes da cooperativa.


Fonte: InovaCoop com adaptação da MundoCoop


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